ERP-System: Erfolgreiche SAP ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen

Mit einem ERP-System verfolgen Unternehmer ein klares Ziel: Sie möchten mehr Kontrolle über die verschiedenen Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen erlangen und diese effizienter steuern und optimieren. Damit das ERP-System diesen Anforderungen gerecht werden kann, ist die korrekte ERP-Einführung entscheidend. Viele Unternehmen unterschätzen jedoch diese Aufgabe und sind bereits an der Einführung eines ERP-Systems gescheitert. Umso wichtiger ist es von Beginn an auf einen verlässlichen Partner zu setzen, der sich mit dem System auskennt und die Einführung garantiert meistert. Wenn Sie sich für SAP ERP interessieren, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzubringen und so die Datenerfassung, die Prozessverwaltung und die Gewinnoptimierung zu stärken, stehen wir von wp.DATA gern an Ihrer Seite. Profitieren Sie von unserer Expertise und setzen Sie sich noch heute mit unseren SAP ERP-Spezialisten in Verbindung.

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Was ist ein ERP-System?

Hinter dem Begriff ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning, also die zielgerichtet Verwaltung von Unternehmensressourcen. Hierfür werden ERP-Systeme verwendet, die als Software meist über einen modularen Aufbau verfügt und sich aus mehreren kleinen, miteinander verzahnten Komponenten zusammensetzt. Programme wie SAP ERP erleichtern die Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen und kommen in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen zum Einsatz. Der entscheidende Unterschied zu herkömmlichen Warenwirtschaftssystemen, mit denen ERP-Lösungen heute häufig noch immer gleichgesetzt werden, liegt darin, dass alle ressourcen-relevanten Geschäftsprozesse integriert werden können. Während bei einem Warenwirtschaftssystem nur diejenigen Aspekte berücksichtigt werden, die konkret mit der Produktion von Waren zusammenhängen (zum Beispiel Materialbeschaffung, Transport und Logistik), sind die Funktionen bei einem ERP-System deutlich umfangreicher. So werden auch Personalwesen, Forschung und Entwicklung oder Finanz- und Rechnungswesen in den Fokus gerückt. Dank integrierter CRM-Systeme kann eine ERP-Einführung zudem für Vertrieb und Marketing nützlich sein.

Warum sollte man ein ERP-System einführen?

Nicht nur große und mittelständische Unternehmen können von der Einführung eines ERP-Systems von SAP profitieren. Grundsätzlich ist es jedoch stets sinnvoll vor der Einführung einer SAP-Lösung den Bedarf individuell zu klären und eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen. Nur so lassen sich Fehler bei der Auswahl des passenden ERP-Systems sowie bei der konkreten Einführung vermeiden.

Um es einfach zu sagen: Ein ERP-System bietet eine umfassende Datenbank, in der in Echtzeit alle relevanten Unternehmensdaten gesammelt, sortiert, abgerufen und ausgewertet werden können. Anstelle von vielen einzelnen Programmen, die Daten speichern, nutzen Sie dank ERP ein vernetztes System. Das vermeidet nicht nur potentielle Fehler, sondern bietet zudem eine zielgerichtete Nutzung der Daten bei deutlich geringerem Zeitaufwand. Die Anpassungsfähigkeit an Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen ist ein weiterer Vorteil: Möglich wird dies dank des modularen Aufbaus der Software, der es erlaubt, genau die Komponenten zu installieren, die für Ihre Ressourcenplanung relevant werden. Weil zudem die Anwendungsgebiete Warenwirtschaft, Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Customer-Relationship-Management zusammengelegt werden können, fällt es deutlich leichter Geschäftsprozesse auch über unterschiedliche Unternehmensebenen und -abteilungen hinweg zu kontrollieren und zu steuern. Insgesamt gilt: Je mehr Daten in Ihrem Unternehmen anfallen, umso sinnvoller ist der Einsatz einer ERP-Lösung. Darüber hinaus lohnt es sich die Einführung eines ERP-Systems so früh wie möglich zu planen. Je eher Sie beginnen mit optimal strukturierten Daten zu arbeiten, umso schneller optimieren Sie die einzelnen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Welche ERP-Systeme gibt es?

Wenn Sie die digitale Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen mithilfe eines ERP-Systems optimieren wollen, werden Sie schnell feststellen, dass es unzählig viele Anbieter und mindestens genauso viele Systeme gibt. Unterschieden wird beispielsweise zwischen ERP-Lösungen mit festem oder modularem Aufbau sowie zwischen Systemen, die OnPremise angeboten werden oder die über eine Cloud zu erreichen sind. Damit Sie Ihre neue ERP-Anwendung optimal nutzen können, ist es wichtig, dass Sie von vornherein die richtige ERP-Auswahl treffen. Schließlich sind die Systeme so angelegt, dass sie auch in zehn Jahren noch genutzt werden können. Ein späterer Wechsel zu einer anderen Lösung ist deshalb nicht ohne weiteres möglich.

Die Erfahrung des Marktführers: Warum SAP ERP?

Unter den aktuellen ERP-Systemen sticht SAP ERP bereits seit einigen Jahren als Marktführer hervor. Für Sie bedeutet das vor allem eines: Sie profitieren von der geballten Kompetenz und Stärke des Softwareherstellers. Durch stetige Weiterentwicklungen haben Sie die Möglichkeit, das ERP-System noch exakter und passgenauer auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zuzuschneiden. So besitzen Sie als Unternehmer nicht nur die Gelegenheit Produktionsprozesse zu optimieren, sondern können außerdem integrierte CRM-Systeme nutzen, um beispielsweise Quote-to-Cash-Prozesse oder auch das Contract-Management zu verbessern. Darüber hinaus zeigt die Erfahrung, dass das ERP SAP-System vielseitig funktioniert: Die renommiertesten Einzelhandelsunternehmen, Automobilhersteller, Konsumgüterunternehmen, Banken und Universitäten – sie alle wenden Lösungen von SAP an. Dies verdeutlicht, dass SAP ERP-Systeme branchenunabhängig die stärksten Lösungen für Sie als Unternehmer bieten.

Was ist bei der ERP-Einführung wichtig?

Die ERP-Einführung ist keine Angelegenheit, die sich binnen weniger Wochen oder gar Tage über die Bühne bringen lässt. Zahlreiche Vorüberlegungen und Vorbereitungen sind wichtig, damit Sie für Ihr Unternehmen das passende ERP-System finden und anschließend erfolgreich einführen. Im Allgemeinen sind hierbei die folgenden Phasen relevant:

In der ersten Phase der ERP-Einführung geht es darum, den aktuellen Bedarf Ihres Unternehmens zu entwickeln: Wo liegen derzeit Schwachstellen vor, welche Optimierungspotentiale lassen sich schon jetzt identifizieren und wie ist das alles mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang zu bringen? Hierbei ist es von entscheidender Bedeutung, dass aktuelle Prozesse in Frage gestellt werden. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und deren Erfahrungen können hierbei helfen. Wenn Sie Ihre Anforderungen entwickeln, können Sie diese in einem sogenannten Lastenheft festhalten. Anhand dessen könne sie später das passende ERP-System auswählen.

Wenn Sie sich nicht direkt für SAP ERP entscheiden, können Sie mithilfe Ihres Lastenheftes an verschiedene Anbieter herantreten. Diese stellen Ihnen ihre jeweiligen ERP-Systeme mehr oder weniger ausführlich unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Anforderungen vor. Als SAP Business One Gold Partner und leistungsstarkes IT-Systemhaus stehen wir Ihnen mit unserem langjährigen Knowhow und unseren überzeugenden Referenzen zur Seite.

Ist die Auswahl getroffen, geht es anschließend um die konkrete Implementierung des ERP-Systems direkt bei Ihnen im Unternehmen. Entweder mit einer OnPremise-Lösung, bei der Sie die benötigte IT-Infrastruktur im eigenen Unternehmen einrichten, oder mit einer Cloud-Lösung, bei der Sie von einer innovativen Online-Anwendung profitieren. Zusätzlich werden in diesem Abschnitt der ERP-Einführung auch Ihre Mitarbeiter in der Nutzung des ERP-Systems geschult.

Welche Fehler sollte man bei der ERP-Einführung vermeiden?

Immer wieder sind in den Medien Berichte über gescheiterte ERP-Einführungen bei großen Unternehmen zu finden. Meist lassen sich bei diesen problematischen Einführungen dieselben Fehlerquellen identifizieren:

ungünstiges Zeitmanagement

unzureichende Voranalyse

falsche Anbieterauswahl

mangelhafte Einbeziehung der Nutzer

fehlerhaftes Projektmanagement

Die meisten Fehler lassen sich durch ein strategisches Vorgehen bei der ERP-Einführung von vornherein vermeiden. Durch eine umfassende und vor allem authentische und reflektierte Prozessanalyse stellen Sie bereits im Vorfeld klar, was Sie sich von einer ERP-Lösung versprechen und welche Bereiche/Funktionen für Sie wichtig sind. Führen Sie diese Analyse nicht präzise genug durch, kann es passieren, dass Sie am Ende ein ERP-System implementieren, das für Ihre Zwecke ungeeignet ist. Besonders häufig werden zu komplexe oder zu stark vereinfachte Systeme angewendet.

Ebenfalls hinderlich ist ein unklug gewähltes Zeitmanagement. Dieses bezieht sich sowohl auf den Zeitpunkt der gewünschten ERP-Einführung als auch auf die Dauer, die diese Einführung in Anspruch nimmt. Viel zu oft kommt es dazu, dass Unternehmer den Aufwand der ERP-Einführung unterschätzen: Stehen nicht ausreichend viele Ressourcen zur Verfügung oder sind die Ressourcen nicht lange genug verfügbar, verzögert sich die komplette Einführung und es kommt zu Komplikationen. Unsere Experten kümmern sich um eine schnelle und effektive ERP-Einführung, die bis ins kleinste Detail geplant ist. So bekommen Sie einen zeitlichen Fahrplan an die Hand, auf den Sie sich verlassen können.

Dasselbe gilt auch für Ihre Mitarbeiter: Sie sind diejenigen, die in Ihrem Unternehmen mit dem neuen ERP-System arbeiten sollen. Umso wichtiger ist es, sie frühzeitig ins Boot zu holen. Inkludieren Sie sie bereits in der Voranalyse und achten Sie auf eine transparente Informationspolitik. Auch die Schulungen, die im Zusammenhang mit der ERP-Einführung an die Nutzung des Systems heranführen, sollten professionell durchgeführt werden und auf die Belange Einzelner Rücksicht nehmen. Um der Komplexität der häufigsten Fehlerquellen bei der Einführung eines ERP-Systems Rechnung zu tragen, empfehlen wir Ihnen von Anfang an ein ebenso solides wie professionelles Projektmanagement für diese Aufgabe auf die Beine zu stellen. Eine zentrale Koordinierungsstelle mit einem befugten und kompetenten Ansprechpartner hilft, realistische Termine und Ziele festzulegen und diese einzuhalten.

Wie viel kostet ein ERP-System?

Wenn Sie sich für eine ERP-Einführung entscheiden, sollten Sie von vornherein mit transparenten Kosten kalkulieren können und wissen, was finanziell auf Sie und Ihr Unternehmen zukommt. Schließlich ist die Einführung von SAP ERP und Co. nicht zuletzt immer auch eine Kosten-Nutzen-Frage. Umso besser, dass Ihnen auch bei kleinem Budget viele Möglichkeiten offenstehen, um die ERP-Kosten zu senken. Viele verschiedene Kostenfaktoren spielen hierbei eine Rolle:

Wie viele Nutzer sollen das ERP-System nutzen?

Welche Funktionen soll das ERP-System mitbringen?

Wie stark muss das ERP-System an Ihr Unternehmen angepasst werden?

Darüber hinaus gilt es bei den ERP-Kosten auch interne Kosten zu berücksichtigen: Wenn beispielsweise Mitarbeiter für die ERP-Einführung vom Tagesgeschäft abgezogen werden müssen, weil Analysen oder Schulungen anstehen, kann dies ein nicht unerheblicher Faktor sein. Umso wichtiger, dass Sie Ihre SAP ERP-Einführung mit unseren Experten von wp.DATA präzise und zuverlässig planen, vorbereiten und durchführen. Lassen Sie sich von unseren Referenzen überzeugen.