Welche Änderungen bringt das Steuervereinfachungsgesetz für elektronische Rechnungen?

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter ausführen zu können. Große Ausnahme ist der Versand von Rechnungen. Nur jedes vierte (27 Prozent) Unternehmen versendet Rechnungen über das Internet, wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011 ergab.

Eines der Ziele des von der Bundesregierung als Steuervereinfachungsgesetz 2011 bezeichneten Maßnahmenbündels war es somit auch, die elektronische Rechnungsabwicklung auf nationaler Ebene zu vereinfachen und voranzutreiben, indem Unternehmen mehr Möglichkeiten für den rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen eingeräumt werden. Bis zur Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 war nämlich zwingend vorgeschrieben, eine qualifizierte elektronische Signatur oder das Verfahren des elektronischen Datenaustausches (Electronic Data Interchange = EDI) zu verwenden. Die neue Fassung des Umsatzsteuergesetzes schreibt keine bestimmte Technologie für die Übermittlung elektronischer Rechnungen vor. Der Rechnungssteller kann also frei wählen: Email-Versand reicht, ebenso die Übermittlung per Web-Download oder Zusendung per Computer-Fax.

Welche Anforderungen bleiben?

Erforderlich bleibt weiterhin, dass durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sowie Lesbarkeit der elektronischen Rechnung sichergestellt und ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung nachgewiesen werden muss. Mit der Echtheit der Rechnungsherkunft ist gemeint, dass der Rechnungsaussteller eindeutig identifizierbar sein muss. Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes soll bedeuten, dass die Rechnung während der Übermittlung nicht geändert werden kann. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein.

Bei einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren wird die Rechnung auf ihre sachliche Richtigkeit geprüft, auf den Zahlungsanspruch des Ausstellers und die Kontoverbindung des Rechnungsstellers. Sämtliche umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie Name und Anschrift des Rechnungsstellers und - empfängers , Ausstellungsdatum, Art und Umfang der erbrachten Leistung sind Voraussetzung für die Anerkennung durch das Finanzamt. Unternehmen, die bereits über ein ordnungsgemäßes Buchhaltungssystem und damit ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen verfügen, müssten nach der nunmehr geltenden Gesetzeslage also keine weiteren technischen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand schaffen. Die elektronisch erstellten und versandten Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre nach Versand noch abrufbar und lesbar bleiben. Ein Papierausdruck ist für die Archivierung nicht ausreichend, da Rechnungen im Originalzustand (also elektronisch) aufbewahrt werden müssen.

Der Rechnungsempfänger muss dem Erhalt einer elektronischen Rechnung zustimmen - andernfalls ist der Rechnungssteller gezwungen, weiter Rechnungen in Papierform zu versenden. Diese Zustimmung kann formfrei ergehen, beispielsweise stillschweigend durch Zahlung der auf elektronischem Wege erhaltenen Rechnung, oder im Rahmen von AGB.  

 

Wie hoch ist der Kostenvorteil bei elektronischen Rechnungen?

Schätzungsweise mehr als 33 Milliarden Rechnungen werden laut Marktstudie des international bekannten Marktanalysten Bruno Koch derzeit pro Jahr in Europa per Post versandt. Dabei hat der Mittelstand den größten Anteil am gesamten Rechnungs-aufkommen. Man kann sich deshalb leicht ausrechnen, wie viel Papier und Porto eingespart werden könnte, wenn diese Rechnungen zukünftig elektronisch verschickt würden. 

Fallbeispiele: 

geschätzte Kosten* für den Rechnungsversand auf herkömmlichem Weg

Pro Posten

Bei tägl. 10/ monatl.200 Rechnungen

Bei täglich 50/ monatl. 1000 Rechnungen 

Porto

0,58 €

116,00 €

580,00 €

Briefpapier

0,08 €

16,00 €

80,00 €

Briefumschlag

0,08 €

16,00 €

80,00 €

Druckkosten

0,13 €

26,00 €

130,00 €

Verarbeitung

0,83 €

166,00 €

830,00 €

Summen

1,70 €

340,00 €

1.700,00 €

 * Die hier zugrunde gelegten Kosten sind nur Schätzwerte und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Laut einer Studie der DB Research von 2009 sollen sie sogar bei etwa bei 4,00 € pro Rechnung liegen, andere Quellen berichten eher von 1,90 € p.R. 

 

Gegenüberstellung Kosten regulärer/ elektronischer Rechnungsversand

Monatlicher Aufwand bei 10 Rechnungen täglich:

340,00 €

Einmaliger Aufwand bei Installation SAP B1 elektron. RV:

2.950,00 €

 

d.h.nach knapp 9 Monaten hat sich die Anschaffung amortisiert und nach 1 Jahr tritt eine  Ersparnis von 1.020,00 € ein.

Monatlicher Aufwand bei 50 Rechnungen täglich:

1.700,00 €

Einmaliger Aufwand bei Installation SAP B1 elektron. RV:

2.950,00 €

 

d.h. bereits nach weniger als 2 Monaten hat sich die Anschaffung amortisiert und nach 1 Jahr tritt eine  Ersparnis von 17.000 € ein.

 

Weitere Vorteile des elektronischen Rechnungsversands und unser Angebot für Sie!

Auch dass Medienbrüche, zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse vermieden werden, ist ein wichtiges Argument. Neben den bereits aufgelisteten Einsparpotenzialen bei Porto und Versand sprechen auch weitere Vorteile wie kürzere Forderungslaufzeiten, die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten, eine höhere Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses und des Finanzstatus eines Unternehmens für eine Umstellung. Ein weiteres schwerwiegendes Argument für elektronische Rechnungsstellung liegt in der geringeren Umweltbelastung.

Dadurch dass sich elektronische Rechnungen wesentlich einfacher archivieren und auffinden lassen, werden Verwaltungskosten reduziert. Auch können sie intern schneller versandt werden, zum Beispiel zwischen der zentralen Rechnungsstelle und der Fachabteilung, die die Rechnung betrifft.

Hier noch einmal die Vorteile im Überblick: 

  • Keine Papier-, Transport-, Lagerkosten 
  • Keine manuelle Bearbeitung (Posteingang, Buchung, Ablage)
  • Fehlerfreie und schnelle Verbuchung auf Knopfdruck
  • Elektronische Verfügbarkeit aller Rechnungsinformationen 
  • Automatische Auswertung der Rechnungsinformationen 
  • Kostenberichte für Controlling und Geschäftsleitung 
  • Keine Medienbrüche 
  • Weniger CO² Ausstoß durch Wegfall des Postweges, weniger Holzabbau 
  • Kürzere Forderungslaufzeiten 
  • Anschluss an die Weiterentwicklung des europäischen Zahlungsverkehrs (Stichwort: E-SEPA)

Mit SAP Business One Elektronischer Rechnungsversand setzen Sie all diese Vorteile um. Wir machen Ihnen dazu ein interessantes Angebot.